天天加班不一定是你努力，有可能是你低效
作者：埃裡克·巴克爾
每個月總有那麼幾天，辦公室裡總縈繞著這樣的抱怨，無數的工作令人頭疼不已。
他是喬治城大學的全職教授，每天要授課，而且課後還要花大把時間回答同學們的問題。每年他要寫六篇甚至更多的他研究領域中的學術期刊評論。他寫了四本書，包括被各大媒體推崇的《優秀到不能被忽視》（So Good They Can’t Ignore You）。他娶了一位年輕的姑娘，承擔了一個丈夫和父親所有的責任。他常常發表關於高效性和如何在工作中完美表現的博客
然而，他還是能在每天五點半之前做完所有的事，
他沒有什麼超能力，也沒有什麼十幾個人的小團隊，有的只是超強的時間規劃能力。好了，你我都不用對這種超級高效垂涎三尺，下面就是卡爾管理時間，止住懶散，然後搞定工作的秘訣：
1、別再做任務清單了，計畫表才是王道！
任務清單本身是沒用的，它只是讓你知道要做什麼的第一步。你還要做的，是給任務清單上每一項分配一個時間額度，做成一個計畫表。這樣你才能更實際地認識到哪些事情是能夠做完的，哪些情況是不現實的；才能在做一件事最有效率的時候去完成它，而不是僅僅因為它是任務清單上的第四項或第五項。如果這些任務沒有在你的計畫表裡，
Cal 對計畫表的看法是這樣的：
“一個時間計畫表能強迫你面對你能用的時間和做這些事需要的時間。做好完整的計畫表後，你就對一天的工作有了全面的瞭解，完全利用上工作日的每一個小時，這樣你不僅能節省完成工作所需時間，更能把工作放在你一天中最有效率的時候去做”
如果你不考慮做一件事所需要的時間，那麼就不可能做好這件事。你們可能會想“各種各樣突然出現的事會打斷我的計畫，根本就沒可能按計劃進行嘛”。
那就把這些事兒都加進計畫裡面，計畫不用做到十全十美，你只是需要一個讓你停止浪費時間的計畫，不必過於鑽牛角尖。
那到底怎麼停止拖延呢，聽聽卡爾的意見吧：
“給每件事分配了專屬的時間能直接地減少拖延，因為你不用再花時間決定在某一段時間裡要不要做某件事或者做一件另外的什麼事，這個決定早已在計畫時就已經做完了”
這樣的生活會不會太機械化了啊？生活瞬間變得沒什麼意思了？放心，並不會的。研究表明，有計劃地安排一天的時間能提高生活的品質：這項研究是為了瞭解時間管理和生活品質之間的關係而設計，研究閒置時間的時間管理，或者說人們怎麼過閒置時間，和生活品質的關係。而結果則表明時間管理對生活品質起著很積極的作用。
現在，任務清單已經 out 了，所有的工作已經安排到了計畫表上。
2、假設你在五點半之前必須回家，然後從後往前規劃你的一天
工作總是會貪婪地蠶食你的時間，如果你想在工作和休息中找到平衡的話，一個明確的界限是必要的，而同時，界限也會讓你做的更好：它催促著你從而使你變得更有效率。通過設定一個五點半的截止期限，你會更好地掌控時間和工作。
卡爾把這種方法稱為：“固定計劃效率”：
“固定你理想的計畫，自己定下一個期限，然後倒著去規劃要做的事，把事情完成得漂漂亮亮的要毫不猶豫地放棄瑣碎的小事件，學會拒絕別人，重點做好重要的工作。我的經驗告訴我，一定要按固定的計畫執行這個念頭，
任何能提高對情況的控制感的東西都可以緩解壓力。根據《工作中的大腦：解決分心，重聚注意力，聰明地工作》（Your Brain at Work: Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus, and Working Smarter All Day Long），“科學家們一次又一次地發現對壓力的控制感能有效減緩壓力帶來的影響”，也就是說，做好了計畫，感覺一切盡在掌握之中，壓力自然就減輕了。
3、做好周計畫
我想，一瞬間的念頭，我們所謂的“三分鐘熱度”，大概是這世上最不缺的東西了吧。如果一個人只盯著今天而從不想明天該怎麼辦，那他只能被時間追著跑。要怎麼才能持續地做好一件事？不論是寫書，教課，見學生，寫論文，做個好家長，答案都是：做好周計畫。
卡爾告訴我：
“人們常常忽視他們計畫和日程的整體性。而我知道我每天的每個小時都應該做什麼，我知道每週的每一天應該做些什麼，而每月的每週又要做什麼。”
看到這兒你估計要翻白眼了，聽著多狂妄啊，其實這比你想的簡單多了。做到這種程度，其實只需要每週一早上的短短一個小時。卡爾又給我講了他的經驗：
“每週一我就列好了一周的計畫，定計劃之前我會過一遍我的收件箱，工作筆記，日曆，然後試著定下來每天要做的最重要的事。我把這些重要的事記在 email 裡，然後發給自己，標記成未讀郵件，這樣我每天查郵箱時都能看見它，然後一天多提醒自己幾次，我就會記得很清楚。”
一項研究表明，人們對時間的使用，在有計劃時會比無計畫時更加明智。
“研究對印度的 CEO 們做了初步分析，發現公司的銷售額和 CEO 工作的時間成正相關。更有趣的是，CEO 在計畫好的事項上花的時間越多，公司得到的結果就會越好。規劃好的時間遠不止那些花在會議上的時間（儘管開會的確能提高銷售），更在於 CEO 們有限而珍貴的時間上，做好時間分配往往能讓效率提高許多。”
另外，讓這周的任務在腦海中過一下是不夠的，把事情寫下來總會讓你更傾向於按計劃一一做好。
你現在有了每日計畫和每週計畫，然而還是感覺24小時完全不夠用，事兒實在太多了，卡爾也有答案給你
4、少做點事，但要做精
你想著：“我一天到晚真的有太多事兒了，根本不可能在這些時間裡做完啊。”也許你的確是有非常多的活兒要做，但解決方案絕不是忙到天昏地暗，十點過都回不了家。
現在，問自己一個問題：“什麼能給我的生活帶來真正有用的價值？”
然後排除那些被否決的，留下來的越少越好。
卡爾告訴我說：
“人們總是根據一個人最優秀的方面來評價一個人，就比如馬雲不會因為長得矮而被人看不起。所以一個人想要成功，就最好要少做些事，但是要專注於把這些事做到完美。如果某些任務並沒有給我帶來什麼價值，我會毫不猶豫地避開它們。”
或許你覺得你的時間越來越不夠用了，但時間使用領域的領軍人物，約翰·羅賓遜，並不這麼認為，其實我們一直都有很多的閒置時間。
約翰堅持道：儘管很多人認為他們已經很努力工作了，每天每年工作的時間越來越長，實則不然。約翰在時間應用上的研究表明，不論是美國還是全球範圍內，人們花在工作上的平均時間在過去四十年中是保持穩定的，甚至是在減少的，這樣看來，其實每個人都有很多閒暇時間。
因為碎片化的繁雜瑣碎的任務，把所有的時間都佔用了，把生活的樂趣都榨幹了，是否得不償失呢？所以，少做點事，也一定要在做的事情上做的最好。
你的計畫本就是有序的，而去掉的事讓任務和時間能完全結合起來，完美的時間計畫表即將成型，就剩一個問題了：更具體一點，我該在我的時間裡做些什麼呢。
5、少做淺工作，專注於更深的東西
工作和工作之間是不一樣的，卡爾說知識工作者處理兩種不同的工作，淺工作和深工作。
“淺顯的工作，例如郵件和會議，僅僅只是不斷地傳遞資訊的過程。這些東西不需要你的天賦和智力。而深層的工作則會不斷地推著你，激發你的能力直到達到極限。這些就是產生高價值回報而可以自我提升的工作。”
大部分人“被淹沒在淺水中”是現在職場中普遍存在的問題，
“那些最忙的人常常並沒有那些每天五點就回家的人完成的事多，這是因為要工作到深夜或週末的唯一原因就是他們的工作充滿了淺層的事。他們早出晚歸，忙碌於回復郵件，傳遞資訊，像一個人工路由器。這些淺工作非常耗時間，而回報卻少的可憐。”
做淺工作能讓你不被炒魷魚，而做深工作則能讓你不斷升職。
要常常給自己預留一些完整而不被打擾的時間，去做那些有價值的深工作。而為了達成這個目標，第一步，不要再每天早上第一件事就是查看郵箱。
國際暢銷書《每週工作 4 小時》的作者提姆·弗裡斯說：不要再把清晨的第一個小時花在查看你的郵箱上了。可能這很多人來說難以想像，我需要通過郵箱裡的重要的資訊才能開始工作啊。然而事實卻並非如此，你要把工作做得十全十美，可能會需要查看郵箱，但你如果是要做完百分之八九十的工作，是肯定能在打開信息量極大的郵箱之前完成的。所以，其實你只需每天定時查看一下郵箱，把工作再完善完善，就能變得高效起來。
說了這麼多了，現在讓我們來總結一下。卡爾給了我們五條建議：
1）別再做任務清單了，計畫表才是王道
2）假設你在五點半之前必須回家，然後從後往前規劃你的一天
3）做好周計畫
4）少做點事，但要做精
5）少做淺工作，專注於更深的東西
把所有東西都計畫好，一個個計畫表日程表儘管看似冷靜無趣，但是到最後的結果將遠不止於此
知識性工作其實可以比喻成一項手藝。只不過它僅僅是你在加工知識和資訊而不是木頭，加工思想，這個過程中你將知識從原材料中提取出來。你把汲取知識的過程想像成工匠雕刻木頭，在這個過程中越來越快樂和滿足，成功就自然可以信手拈來。
最後，願世界各地的辦公室裡都會少一點靠他人辛勤工作養活自己的懶人，多一點加工知識，不斷提高自己的工匠。
3、做好周計畫
我想，一瞬間的念頭，我們所謂的“三分鐘熱度”，大概是這世上最不缺的東西了吧。如果一個人只盯著今天而從不想明天該怎麼辦，那他只能被時間追著跑。要怎麼才能持續地做好一件事？不論是寫書，教課，見學生，寫論文，做個好家長，答案都是：做好周計畫。
卡爾告訴我：
“人們常常忽視他們計畫和日程的整體性。而我知道我每天的每個小時都應該做什麼，我知道每週的每一天應該做些什麼，而每月的每週又要做什麼。”
看到這兒你估計要翻白眼了，聽著多狂妄啊，其實這比你想的簡單多了。做到這種程度，其實只需要每週一早上的短短一個小時。卡爾又給我講了他的經驗：
“每週一我就列好了一周的計畫，定計劃之前我會過一遍我的收件箱，工作筆記，日曆，然後試著定下來每天要做的最重要的事。我把這些重要的事記在 email 裡，然後發給自己，標記成未讀郵件，這樣我每天查郵箱時都能看見它，然後一天多提醒自己幾次，我就會記得很清楚。”
一項研究表明，人們對時間的使用，在有計劃時會比無計畫時更加明智。
“研究對印度的 CEO 們做了初步分析，發現公司的銷售額和 CEO 工作的時間成正相關。更有趣的是，CEO 在計畫好的事項上花的時間越多，公司得到的結果就會越好。規劃好的時間遠不止那些花在會議上的時間（儘管開會的確能提高銷售），更在於 CEO 們有限而珍貴的時間上，做好時間分配往往能讓效率提高許多。”
另外，讓這周的任務在腦海中過一下是不夠的，把事情寫下來總會讓你更傾向於按計劃一一做好。
你現在有了每日計畫和每週計畫，然而還是感覺24小時完全不夠用，事兒實在太多了，卡爾也有答案給你
4、少做點事，但要做精
你想著：“我一天到晚真的有太多事兒了，根本不可能在這些時間裡做完啊。”也許你的確是有非常多的活兒要做，但解決方案絕不是忙到天昏地暗，十點過都回不了家。
現在，問自己一個問題：“什麼能給我的生活帶來真正有用的價值？”
然後排除那些被否決的，留下來的越少越好。
卡爾告訴我說：
“人們總是根據一個人最優秀的方面來評價一個人，就比如馬雲不會因為長得矮而被人看不起。所以一個人想要成功，就最好要少做些事，但是要專注於把這些事做到完美。如果某些任務並沒有給我帶來什麼價值，我會毫不猶豫地避開它們。”
或許你覺得你的時間越來越不夠用了，但時間使用領域的領軍人物，約翰·羅賓遜，並不這麼認為，其實我們一直都有很多的閒置時間。
約翰堅持道：儘管很多人認為他們已經很努力工作了，每天每年工作的時間越來越長，實則不然。約翰在時間應用上的研究表明，不論是美國還是全球範圍內，人們花在工作上的平均時間在過去四十年中是保持穩定的，甚至是在減少的，這樣看來，其實每個人都有很多閒暇時間。
因為碎片化的繁雜瑣碎的任務，把所有的時間都佔用了，把生活的樂趣都榨幹了，是否得不償失呢？所以，少做點事，也一定要在做的事情上做的最好。
你的計畫本就是有序的，而去掉的事讓任務和時間能完全結合起來，完美的時間計畫表即將成型，就剩一個問題了：更具體一點，我該在我的時間裡做些什麼呢。
5、少做淺工作，專注於更深的東西
工作和工作之間是不一樣的，卡爾說知識工作者處理兩種不同的工作，淺工作和深工作。
“淺顯的工作，例如郵件和會議，僅僅只是不斷地傳遞資訊的過程。這些東西不需要你的天賦和智力。而深層的工作則會不斷地推著你，激發你的能力直到達到極限。這些就是產生高價值回報而可以自我提升的工作。”
大部分人“被淹沒在淺水中”是現在職場中普遍存在的問題，
“那些最忙的人常常並沒有那些每天五點就回家的人完成的事多，這是因為要工作到深夜或週末的唯一原因就是他們的工作充滿了淺層的事。他們早出晚歸，忙碌於回復郵件，傳遞資訊，像一個人工路由器。這些淺工作非常耗時間，而回報卻少的可憐。”
做淺工作能讓你不被炒魷魚，而做深工作則能讓你不斷升職。
要常常給自己預留一些完整而不被打擾的時間，去做那些有價值的深工作。而為了達成這個目標，第一步，不要再每天早上第一件事就是查看郵箱。
國際暢銷書《每週工作 4 小時》的作者提姆·弗裡斯說：不要再把清晨的第一個小時花在查看你的郵箱上了。可能這很多人來說難以想像，我需要通過郵箱裡的重要的資訊才能開始工作啊。然而事實卻並非如此，你要把工作做得十全十美，可能會需要查看郵箱，但你如果是要做完百分之八九十的工作，是肯定能在打開信息量極大的郵箱之前完成的。所以，其實你只需每天定時查看一下郵箱，把工作再完善完善，就能變得高效起來。
說了這麼多了，現在讓我們來總結一下。卡爾給了我們五條建議：
1）別再做任務清單了，計畫表才是王道
2）假設你在五點半之前必須回家，然後從後往前規劃你的一天
3）做好周計畫
4）少做點事，但要做精
5）少做淺工作，專注於更深的東西
把所有東西都計畫好，一個個計畫表日程表儘管看似冷靜無趣，但是到最後的結果將遠不止於此
知識性工作其實可以比喻成一項手藝。只不過它僅僅是你在加工知識和資訊而不是木頭，加工思想，這個過程中你將知識從原材料中提取出來。你把汲取知識的過程想像成工匠雕刻木頭，在這個過程中越來越快樂和滿足，成功就自然可以信手拈來。
最後，願世界各地的辦公室裡都會少一點靠他人辛勤工作養活自己的懶人，多一點加工知識，不斷提高自己的工匠。
