這幾個簡單的工作習慣，使你變得更優秀和高效
作者：Lachel（互聯網經理人）
摘自公眾號：L先生說
很多人會把工作中的成長和發展，歸結於能力。
其實，對於很多人來說，能力都是差不多的，並沒有本質的差別。真正決定兩個人之間差距的，很多時候，是工作習慣。
為什麼別人總是做得比我快？為什麼別人一年就能升職？為什麼優秀員工的稱號總是落不到自己身上？
很多時候，你跟他們的差異，也許並不在於能力，而在於細節。
下面是一些簡單但是切實有效的細節，希望對你有用。
1、做工作日志
每次招新人進來，我都會要求他，每天下班後寫一份工作日志，第二天發給我。
做這樣的要求，不是為了檢查他們的工作，而是為了培養起這個習慣。這份工作日志也不是給我看的，而是給他們自己看的。
為什麼要這樣做呢？
無論多忙，每一天下班之後，都要抽出時間問問自己：我這一天獲得了什麼？如果每天都在重複前一天的事情，
長此以往，半年，一年，三年，你的能力不會有任何提升，只會一直停留在初級職位上，做著最基礎的工作。
一個優秀的人，必然是追求不斷成長的。前一天的工作中犯了什麼錯誤，如何改正？有哪些不夠完善的操作，如何優化？學到了什麼技能，如何用在新的工作裡面？只有不斷地逼迫自己去思考這些問題，一步步完善和優化，才能獲得長久而堅實的進步。
什麼是工作經驗？這就是工作經驗。工作經驗不是指你做一件事情做了多久，而是指，你用了多久的時間，去思考、優化、改善它。
工作日志，就是將這個過程書面化下來的最好方法。
記在工作日志上的東西，可大可小。大到一門新技能的習得，小到一個Excel函數、一個表格配色、打電話的常用話術，都可以。
只有將這些細節記錄下來，不斷翻閱、消化，逼使自己在工作中去應用這些方法和技巧，它們才會真正成為你的技能。
2、即時記錄
很多人都會研究時間管理，也知道做好 Todo List 的重要性，但仍然難以養成的一個習慣，就是「即時」。
要知道，Todo List 也好，工作筆記也罷，最關鍵的一點，就是要即時。人的短時記憶是非常短暫的，儲存資訊的時間最多只有幾分鐘。如果一件事情你沒有立刻將它記下來，只會有兩種結果：一是忘掉；二是它一直留在你的腦海裡，干擾你的工作和思維，使你不勝其煩。
解決這個問題的方法，就是建立這麼一種本能反應：
無論任何時候，聽到任何重要資訊、被分配到任何事務，第一直覺不是去執行，也不是去思考，而是記錄下來。
記下來之後，你再去考慮，什麼時候去做這件事，怎麼做。
如果你沒有完全數碼化的工作習慣，我建議你隨身帶著紙筆。用A6的口袋本，聽到任何需要去做的事情，第一時間快速記下要點。等不忙的時候，再拿出來，好整以暇地補充、完善、思考。
甚至，你可以發展出自己的一套速記法，用記號表達特定含義。比如，用嘆號表示優先順序，用DL表示截止時間，用箭頭表示對接人，等等。
這一塊就不展開了，你可以根據自己的習慣去設計。
3、管理時間開銷
我們往往容易高估一點，
很多時候，你是不是會感到詫異：明明一整天都在幹活，為什麼仍然沒什麼進展？明明沒幹什麼，為什麼總覺得很快就天黑了？
其實，如果你嚴格記錄自己的時間開銷，你會驚訝地發現，你浪費時間的情況，遠遠比自己想像的嚴重得多。
很有可能，你以為自己辛辛苦苦寫了三個小時的稿子，但實際上，你是發了20分鐘的呆，上網找資料時逛了半小時，構思文章時思維發散又走神了半小時……諸如此類。
真正用在正事上的時間，也許連一半都不到。
怎麼發現這一點呢？也很簡單。當你從工作狀態切換出去的時候，瞥一眼系統時間；當你重新進入工作的時候，再瞥一眼時間。將這兩個時間點記下來。
一天結束後，
通過這個方法，每一天重複、檢查、對比，你可以知道，自己的控制能力有多薄弱。從而更加有意識地、主動地管理自己的注意力。
下一次，當你在網上閒逛的時候，也許你會怵然一驚，告訴自己：我正在浪費時間，趕緊回來幹正事。
你會有意識地控制自己休閒和放鬆的時間。比如，對自己說：只能刷5分鐘的朋友圈，時間到了就要把手機放下。
進一步，你會發現，自己做某些工作的時間遠遠超出預計，為什麼？是能力不足，經驗不足，還是被哪些不好的習慣影響了？如何在品質不變的情況下縮短時間？
這個時候，你才有可能實現真正的高效。
4、整理文檔
我們在日常工作中，不可避免地會產生大量文檔：報告，方案，報表，資料……這些文檔，如果是雜亂無章地堆放在一起，要查點什麼東西時，就會非常麻煩。
很多時候，明明記得下載了的資料，卻忘了放在哪裡；發給好幾個人的檔，幾經修改，不知道誰的才是最終版；想查點自己以前做過的東西，卻哪裡都找不到……
這些問題的癥結，都在於沒有遵循良好的文檔撰寫和整理規範。
這一點，很多大公司都有明確規定，但很多小團隊往往意識不到其重要性。
然而，小團隊固然小，文檔和資料的量卻未必少。處理不當，同樣會造成大量的時間浪費。
具體來說，有這麼幾個原則：
1）文檔的首頁，要有版本記錄。
任何正式文檔，封面和正文之間，需要留出一頁，記錄該文檔的版本歷史。無論誰對其作出任何修改，都要在這裡登記：修改人，修改時間，版本號。
如：Alan，2016-10-12，v21.0
2）文檔的命名，要確立明確的格式。
這一點可以由團隊自己確立，但需要保證所有人都按這個規範執行。
可以參考這樣的方式：修改時間-專案名-文檔名/編號-修改人-版本號
這種情況下，當文檔的量極其龐大時，就不必打開來一個個查看了。
3）文檔的存放，要建立良好的習慣。
很多人喜歡把文檔全部放在桌面，等實在多到放不下了才去整理。這種習慣好不好呢？其實沒關係。但關鍵是要統一。
如果你存放文檔的位置不統一，有時在資料夾裡面，有時在桌面，那就非常混亂，查找的時候往往要花大量時間。一旦統一起來，即使全部放在桌面，也沒事，因為只需要在桌面找就可以了——就是比較難看。
我採取的方式是這樣：
在堅果雲下，按照不同專案建立資料夾；
每一個專案檔案夾裡面，又分為管理檔和執行檔；
執行檔再進一步按照階段1、階段2、階段3劃分；
每一個階段點進去，又按照會議記錄、週報、資料等類型劃分；
任何時候，都不會把文檔丟到桌面上，而是多點幾下滑鼠，為其找到準確的位置。
多花這幾秒鐘，很多時候，也許就能節省幾小時的時間耗費。
5、做 Checklist
在工作中，犯錯並不可怕，可怕的是一直犯同樣的錯誤，反復多次仍然會在同一個地方出錯。
這個問題最好的解決方式，就是做好 Checklist。
在筆記軟體裡面，為每一項任務寫好 Checklist，執行時，把它調出來，一項一項對照，看自己有沒有任何一項疏漏了。
這個 Checklist 可以常常優化。自己犯過的錯誤，上級的指示，或者從各種管道獲得的資訊，都可以寫上去。
比如，跟供應商對接時，物料的尺寸、要求、細節，需要滿足幾道工序，驗收的規格和方式是什麼，現場需要具備什麼條件，需要哪些人的簽名，諸如此類。
這就是一個Checklist。
這些都需要按照Checklist一條條予以確認。尤其是沒有明文規定但是會對結果產生影響的因素，都要寫在Checklist裡面，跟對方確認。
理論上來說，只要Checklist做得足夠嚴密，執行時嚴格確認每一條，任務的完成就不會出問題。
如果能將這些Checklist內化，無需對照也能逐條執行，乃至能用來指導新人、或是發現工作中不合理的地方，那可以說，你在這些領域，就已經具備了專業水準。
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我們在日常工作中，不可避免地會產生大量文檔：報告，方案，報表，資料……這些文檔，如果是雜亂無章地堆放在一起，要查點什麼東西時，就會非常麻煩。
很多時候，明明記得下載了的資料，卻忘了放在哪裡；發給好幾個人的檔，幾經修改，不知道誰的才是最終版；想查點自己以前做過的東西，卻哪裡都找不到……
這些問題的癥結，都在於沒有遵循良好的文檔撰寫和整理規範。
這一點，很多大公司都有明確規定，但很多小團隊往往意識不到其重要性。
然而，小團隊固然小，文檔和資料的量卻未必少。處理不當，同樣會造成大量的時間浪費。
具體來說，有這麼幾個原則：
1）文檔的首頁，要有版本記錄。
任何正式文檔，封面和正文之間，需要留出一頁，記錄該文檔的版本歷史。無論誰對其作出任何修改，都要在這裡登記：修改人，修改時間，版本號。
如：Alan，2016-10-12，v21.0
2）文檔的命名，要確立明確的格式。
這一點可以由團隊自己確立，但需要保證所有人都按這個規範執行。
可以參考這樣的方式：修改時間-專案名-文檔名/編號-修改人-版本號
這種情況下，當文檔的量極其龐大時，就不必打開來一個個查看了。
3）文檔的存放，要建立良好的習慣。
很多人喜歡把文檔全部放在桌面，等實在多到放不下了才去整理。這種習慣好不好呢？其實沒關係。但關鍵是要統一。
如果你存放文檔的位置不統一，有時在資料夾裡面，有時在桌面，那就非常混亂，查找的時候往往要花大量時間。一旦統一起來，即使全部放在桌面，也沒事，因為只需要在桌面找就可以了——就是比較難看。
我採取的方式是這樣：
在堅果雲下，按照不同專案建立資料夾；
每一個專案檔案夾裡面，又分為管理檔和執行檔；
執行檔再進一步按照階段1、階段2、階段3劃分；
每一個階段點進去，又按照會議記錄、週報、資料等類型劃分；
任何時候，都不會把文檔丟到桌面上，而是多點幾下滑鼠，為其找到準確的位置。
多花這幾秒鐘，很多時候，也許就能節省幾小時的時間耗費。
5、做 Checklist
在工作中，犯錯並不可怕，可怕的是一直犯同樣的錯誤，反復多次仍然會在同一個地方出錯。
這個問題最好的解決方式，就是做好 Checklist。
在筆記軟體裡面，為每一項任務寫好 Checklist，執行時，把它調出來，一項一項對照，看自己有沒有任何一項疏漏了。
這個 Checklist 可以常常優化。自己犯過的錯誤，上級的指示，或者從各種管道獲得的資訊，都可以寫上去。
比如，跟供應商對接時，物料的尺寸、要求、細節，需要滿足幾道工序，驗收的規格和方式是什麼，現場需要具備什麼條件，需要哪些人的簽名，諸如此類。
這就是一個Checklist。
這些都需要按照Checklist一條條予以確認。尤其是沒有明文規定但是會對結果產生影響的因素，都要寫在Checklist裡面，跟對方確認。
理論上來說，只要Checklist做得足夠嚴密，執行時嚴格確認每一條，任務的完成就不會出問題。
如果能將這些Checklist內化，無需對照也能逐條執行，乃至能用來指導新人、或是發現工作中不合理的地方，那可以說，你在這些領域，就已經具備了專業水準。
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