多少工作，敗在不會溝通！
作者：趙曉璃（職場作家、生涯規劃師）
摘自公眾號：璃語職美人（crystal_words）
不知你有沒有這樣的困惑，在職場如戰場的嚴峻形勢下，你想溝通卻苦於沒有方法，怕說錯了惹麻煩，說多了招人煩，說的不好聽討人厭，職場溝通的秘笈到底在哪裡呢？
本文節選自新書《停止盲目努力：你的人生需要再設計》，是根據一例真實的職業諮詢案例總結出職場溝通的一個法則，幫你找到職場溝通的正確打開方式。
01
職場故事：桃子的困惑
今天下班回家，和往常一樣，第一件事就是打開電腦登陸QQ，看有沒有什麼重要的消息。
“滴滴滴”，一個久違的頭像亮起，閃現出這樣一行字：“老師，謝謝你，我成功地度過了試用期階段，如今已經轉正了，要不是你當初和我說那些，我恐怕都辭職好幾回了，老師，你對我還有印象吧？”
呵，怎麼能沒印象呢？
她的網名叫桃子。
那還是在去年上半年，
剛開始的時候，桃子和很多來訪者一樣，說有職業困惑找我諮詢，順利完成了預約流程之後，我們如約進行了諮詢。
一開始桃子是很沮喪的，我至今還記得她略顯激動的表述，她說自己實在受不了了，去哪兒都受挫，感覺這個世界像是對她充滿了敵意。
“所以，聽起來你很生氣，是嗎？那麼今天你來找我一定是想解決問題的，對不對？你剛才說感覺全世界都對你充滿敵意，能舉個例子具體說說嗎？”
桃子想了一下，和我說起了這麼一件事兒。
02
初入職場，溝通受阻
那一天，剛入職不久的桃子接到了經理的一個電話。
“你抽空幫我去財務部要下去年各部門的費用資料，越快越好。
放下電話的桃子跑到了財務部，只見財務部裡的人都很忙，也沒有人抬頭看她一眼。
她跑到了一位看起來年長的老會計那裡。
“我是人事部新來的員工。是這樣的，我們經理讓我來要一份去年各部門的費用資料，您能幫個忙嗎？”桃子輕聲地說。
老會計抬起頭，扶了扶鼻樑上的眼鏡，從櫃子裡拿出一摞憑證對桃子說：“沒看到我正忙呐，你過兩天再來吧。”
桃子悻悻地離開了。
過兩天，經理對她說：“前兩天讓你找財務要的資料，發給我看一下。”
桃子立即懵了，她趕緊和經理解釋說：“我前兩天去財務來著，可是那些會計都很忙，沒人搭理我。”
“沒人搭理你不能想辦法嗎？告訴你，這份資料明早就要在會上用，
桃子再次來到財務部，好說歹說，老會計終於答應在下班前把資料從系統裡匯出來發給她。
桃子在電腦前守著，生怕錯過消息，果然，老會計倒也說話算話，給了她一份表格。
桃子看也沒看，直接轉發給了部門經理。
這件事最後的結果卻不盡如人意，桃子被經理狠狠批評了一頓，說她都沒有看這份表格，更沒有做任何整理，就這樣發了過來，分明不用心，並且三天前就交代的事情，現在才做好，不論從時間還是結果上來看，桃子處理的這件事情讓經理頗為不滿。
03
撥開情緒層層迷霧，問題的實質在哪裡？
“老師，我要不要辭職呢？我感覺自己要待不下去了。”桃子說。
“哦？那你說說看，你覺得除了人事工作，自己還願意做什麼工作呢？”在對方沒弄清楚自己的根本問題之前，諮詢師需要帶著來詢者多做一些嘗試與探索，這個過程看似繞彎路，但對於來詢者而言，是一個寶貴的自我梳理過程。
桃子說了很多嚮往的職業，無一例外地，這些都是需要和人打交道的。
“桃子，”我適時打斷了她的話，“如果你現在換了份工作，假如又遇到一個和之前風格差不多的部門經理，你想到辦法應對了嗎？”
這就是諮詢師的作用了，適時把話題拉回，讓來詢者慢慢找到問題的根源。
桃子歎了口氣。
經過一段時間的交流，桃子終於認識到，其實她之前所謂的討厭甚至想換工作，多是情緒使然，層層分析這種情緒不難得知，
想要做好職場溝通，最首先要做的事情，是建立一定的信任關係。
信任是溝通的前提，只要你在對方信任帳戶上有所儲蓄，溝通的時候就不會那麼為難。
這點在桃子與財務部會計的溝通上表現得尤為明顯。
在桃子的案例中，最典型的問題就是沒有建立信任關係：
桃子進了財務室之後，由於自己是新人，財務部的人並不認識她，她既沒有和財務部的人打招呼，也沒有做充分的自我介紹，上來就直接說事情，這點會讓本來就很忙的老會計多少有些不爽。
遇到這種情況，桃子需要做的就是先在老會計的信任帳戶上做些儲蓄，有了信任儲蓄之後，再進行工作推進就會有效多了。
1、適當誇獎對方，引發他人好感
在之前沒有打交道的情況下，適當誇獎是拉近彼此距離的最好方法。
聽完分析之後，桃子表示非常認同。
她靈機一動說：“如果我這樣開場會不會好一些？‘您好，如果我沒猜錯的話，您一定就是我們部長口中常常提起的楊會計吧，我們部長經常向我們提起您，說您人特別好，很厲害卻非常有耐心，另外還沒有一點架子。’”
我點頭：“那麼接下來會計會如何反應呢？”
“她一定會抬起頭來問我：‘你是哪個部門的？’”桃子說。
“很好，那麼你會怎麼回答呢？”我問。
2、自我介紹，說明來意
“呀，我見到您太激動了，竟然忘了自我介紹了。我是桃子，上個月才來公司，現在在人事部打雜。”桃子說。
“嗯，然後呢？”我繼續問。
“會計一定會問：‘你今天來這邊有什麼事嗎？’”
桃子頓了頓：“可是老師，我應該如何告訴她這件事呢？”
2、三步走理清任務原委，明確領導要求
“嗯，你覺得領導安排給你的這個任務，你自己搞明白了沒有？”我問。
通過桃子的回答，我得知她不清楚的地方主要有這三個方面，一是這張表是用來做什麼的，有沒有什麼特別要求；二是這件事情有沒有時間期限，三是還有沒有其他的工作，需要怎樣配合等等。
想要達成有效溝通，就需要在接受任務時，進行必要的澄清與確認。
第一步，你需要和領導澄清這次任務的目標是什麼（goal）。
正如桃子所說，當經理安排她這項任務時，她應該首先問經理：“請問您要這份數據是做什麼用的？有沒有特別需要交代財務的地方？”
桃子設想經理可能這樣回復：“哦，公司內部用的，過兩天開會測算各部門的績效情況，和財務說，就要最真實的資料就好。”
這番話，就道出了這個任務的目標，就是真實與及時。
第二步，你需要和領導確認下完成時間（dealine）。
“那麼，這份資料大概什麼時候要呢？我好提前和財務溝通。”桃子覺得後面可以這樣說。
這時候經理可能告訴她：“最遲三天后開會用，但最好提前兩天要來，我們可能需要進行補充。”
分割線
第三步，確定了時間之後，再和領導細化具體要求(requirement）。
“您剛才說，需要資料真實，那麼還有其他要求嗎？”桃子可以這樣問。
那麼經理可能會回答說：“當然，最好有個分部門分專案的分類匯總，這樣看起來一目了然。”
“明白了，也就是最好分部門分專案匯總是嗎？”桃子需要再問一句，“那麼這項匯總是讓財務做還是我們自己回來做呢？”
“就讓財務提供資料就好，匯總工作回來我安排其他人做，這兩天財務也忙，恐怕沒空做。”經理也許這樣回答。
04
改進後的溝通是怎樣的？
經過前面的梳理，這件事情改進後的表述是這樣的：
人事部需要財務部今天下午下班前提供一份去年各部門費用明細，要求真實及時，不需要做任何加工，拿回來之後由人事經理安排其他員工對資料進行分類匯總，為三天后的會議做重要的資料參考。
事情明確到這個程度，桃子再把這件事情和老會計一說，對方就很清楚要怎麼做了，也很容易在規定的時間內提供給他們需要的資料。
桃子諮詢結束後，表示學到了很多；而今天她的回饋則表明，她在溝通方面無疑取得了很大的進步，這也讓她後面的工作順利了很多。
下面我們來回顧下，想要達成有效的職場溝通，需要——
【一個前提】良好的關係是溝通的重要前提，在和他人首次溝通時，一定要注意關係的構建；
【一個工具】擅用“GDR”工具，澄清任務原委，達成有效溝通。
【一個結論】很多工作不順心，需要具體問題具體分析，不要衝動行事，通過專業人士的幫助，梳理問題的實質，並運用一些實用的建議或方法渡過這一難關，讓自己的職場之路更加順暢。
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遇到這種情況，桃子需要做的就是先在老會計的信任帳戶上做些儲蓄，有了信任儲蓄之後，再進行工作推進就會有效多了。
1、適當誇獎對方，引發他人好感
在之前沒有打交道的情況下，適當誇獎是拉近彼此距離的最好方法。
聽完分析之後，桃子表示非常認同。
她靈機一動說：“如果我這樣開場會不會好一些？‘您好，如果我沒猜錯的話，您一定就是我們部長口中常常提起的楊會計吧，我們部長經常向我們提起您，說您人特別好，很厲害卻非常有耐心，另外還沒有一點架子。’”
我點頭：“那麼接下來會計會如何反應呢？”
“她一定會抬起頭來問我：‘你是哪個部門的？’”桃子說。
“很好，那麼你會怎麼回答呢？”我問。
2、自我介紹，說明來意
“呀，我見到您太激動了，竟然忘了自我介紹了。我是桃子，上個月才來公司，現在在人事部打雜。”桃子說。
“嗯，然後呢？”我繼續問。
“會計一定會問：‘你今天來這邊有什麼事嗎？’”
桃子頓了頓：“可是老師，我應該如何告訴她這件事呢？”
2、三步走理清任務原委，明確領導要求
“嗯，你覺得領導安排給你的這個任務，你自己搞明白了沒有？”我問。
通過桃子的回答，我得知她不清楚的地方主要有這三個方面，一是這張表是用來做什麼的，有沒有什麼特別要求；二是這件事情有沒有時間期限，三是還有沒有其他的工作，需要怎樣配合等等。
想要達成有效溝通，就需要在接受任務時，進行必要的澄清與確認。
第一步，你需要和領導澄清這次任務的目標是什麼（goal）。
正如桃子所說，當經理安排她這項任務時，她應該首先問經理：“請問您要這份數據是做什麼用的？有沒有特別需要交代財務的地方？”
桃子設想經理可能這樣回復：“哦，公司內部用的，過兩天開會測算各部門的績效情況，和財務說，就要最真實的資料就好。”
這番話，就道出了這個任務的目標，就是真實與及時。
第二步，你需要和領導確認下完成時間（dealine）。
“那麼，這份資料大概什麼時候要呢？我好提前和財務溝通。”桃子覺得後面可以這樣說。
這時候經理可能告訴她：“最遲三天后開會用，但最好提前兩天要來，我們可能需要進行補充。”
分割線
第三步，確定了時間之後，再和領導細化具體要求(requirement）。
“您剛才說，需要資料真實，那麼還有其他要求嗎？”桃子可以這樣問。
那麼經理可能會回答說：“當然，最好有個分部門分專案的分類匯總，這樣看起來一目了然。”
“明白了，也就是最好分部門分專案匯總是嗎？”桃子需要再問一句，“那麼這項匯總是讓財務做還是我們自己回來做呢？”
“就讓財務提供資料就好，匯總工作回來我安排其他人做，這兩天財務也忙，恐怕沒空做。”經理也許這樣回答。
04
改進後的溝通是怎樣的？
經過前面的梳理，這件事情改進後的表述是這樣的：
人事部需要財務部今天下午下班前提供一份去年各部門費用明細，要求真實及時，不需要做任何加工，拿回來之後由人事經理安排其他員工對資料進行分類匯總，為三天后的會議做重要的資料參考。
事情明確到這個程度，桃子再把這件事情和老會計一說，對方就很清楚要怎麼做了，也很容易在規定的時間內提供給他們需要的資料。
桃子諮詢結束後，表示學到了很多；而今天她的回饋則表明，她在溝通方面無疑取得了很大的進步，這也讓她後面的工作順利了很多。
下面我們來回顧下，想要達成有效的職場溝通，需要——
【一個前提】良好的關係是溝通的重要前提，在和他人首次溝通時，一定要注意關係的構建；
【一個工具】擅用“GDR”工具，澄清任務原委，達成有效溝通。
【一個結論】很多工作不順心，需要具體問題具體分析，不要衝動行事，通過專業人士的幫助，梳理問題的實質，並運用一些實用的建議或方法渡過這一難關，讓自己的職場之路更加順暢。
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