人們總是根據事情的緊迫感，而不是事情的優先程度來安排先后順序，這樣的做法是被動而非主動的，成功人士不能這樣工作。
時間管理的精髓即在于：分清輕重緩急，設定優先順序。成功人士都是以分清主次的辦法來統籌時間，把時間用在最有“生產力”的地方。
面對每天大大小小、紛繁復雜的事情，如何分清主次，把時間用在最有生產力的地方，有三個判斷標準：
1.我必須做什么？
這有兩層意思：是否必須做，是否必須由我做。非做不可，但并非一定要你親自做的事情，可以委派別人去做，自己只負責督促。
2.什么能給我最高回報？
應該用80％的時間做能帶來最高回報的事情，而用20％的時間做其他事情。（帕累托定律）所謂“最高回報”的事情，即是符合“目標要求”或自己會比別人干得更高效的事情。最高回報的地方，也就是最有生產力的地方。這要求我們必須辯證地看待“勤奮”。“業精于勤而荒于嬉”。勤，在不同的時代有其不同的內容和要求。過去，人們將“三更燈火五更雞”的孜孜不倦視為勤奮的標準，但在快節奏效率的信息時代，勤奮需要新的定義了。勤要勤在點子上（最有生產力的地方），這就是當今時代“勤”的特點。前些年，日本大多數企業家還把下班后加班加點的人視為最好的員工，如今卻不一定了。他們認為一個員工靠加班加點來完成工作，
3.什么能給我最大的滿足感？
最高回報的事情，并非都能給自己最大的滿足感，均衡才有和諧滿足。因此，無論你地位如何，總需要分配時間于令人滿足和快樂的事情，唯如此，工作才是有趣的，并易保持工作的熱情。通過以上“三層過濾”，事情的輕重緩急很清楚了，然后，以重要性優先排序（注意，人們總有不按重要性順序辦事的傾向），
美國伯利恒鋼鐵公司總裁查斯·舒瓦普向效率專家艾維·利請教“如何更好地執行計劃”的方法。艾維·利聲稱可以在10分種內就給舒瓦普一樣東西，這東西能把他公司的業績提高50％，然后他遞給舒瓦普一張空白紙，說：“請在這張紙上寫下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分鐘寫完。艾維·利接著說：“現在用數字標明每件事情對于你和你的公司的重要性次序。”這又花了5分鐘。艾維·利說：“好了，把這張紙放進口袋，明天早上第一件事情是把紙條拿出來，做第一項最重要的。不要看其他的，只是第一項。著手辦第一件事，直至完成為止。
艾維·利最后說：“每一天都要這樣做--您剛才看見了，只用10分鐘時間--你對這種方法的價值深信不疑之后，叫你公司的人也這樣干。這個試驗你愛做多久就做多久，然后給我寄支票來，你認為值多少就給我多少。”一個月之后，舒瓦普給艾維·利寄去一張2.5萬美元的支票，還有一封信。信上說：“那是他一生中最有價值的一課。”５年之后，這個當年不為人知的小鋼鐵廠一躍而成為世界上最大的獨立鋼鐵廠。
人們普遍認為，艾維·利提出的方法功不可沒。
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